Kluczowym elementem procesu Development Centre jest sesja informacji zwrotnej. Powinna ona realizować kilka celów, w szczególności:
- przekazanie pracownikowi informacji na temat wyników uzyskanych w ramach ocenianych kompetencji,
- wskazanie mocnych stron i rezerw rozwojowych,
- określenie celów rozwojowych i metod doskonalenia poszczególnych kompetencji oraz zakresu potrzebnego wsparcia,
- wzbudzenie lub ukierunkowanie motywacji pracownika do rozwoju i wzięcia na siebie odpowiedzialności za realizację celów rozwojowych.
Realizacja powyższych celów, a zwłaszcza ostatniego z nich wymaga pełnego zaangażowania uczestnika DC w sesję informacji zwrotnej. Ze strony asesora prowadzącego feedback powinny więc pojawić się pytania, które będą poszerzać świadomość uczestnika procesu, inspirować go i zachęcać do refleksji wychodzącej poza zadania realizowane na sesji Development Centre oraz perspektywę „tu i teraz”. W tym sensie można powiedzieć, że taka sesja informacji zwrotnej powinna zawierać w sobie elementy pracy coaching’owej.
Odbiorca informacji zwrotnej musi zmierzyć się zarówno z pozytywnymi jak i negatywnymi aspektami ujawnionych zachowań, niektóre z informacji mogą być dla niego zupełnie nieoczekiwane, inne będą wiadome. Ważne jest, aby asesor prowadzący sesję feedbacku był świadomy tego, z czym zmaga się uczestnik sesji i stymulował dialog, pozwalający mu przyjrzeć się wszystkim aspektom zachowania i wygenerować refleksję dotyczącą przyszłości.
Pomocne okazują się otwarte pytania, różne w zależności od tego, czy treść feedbacku ma dla jego odbiorcy charakter wzmacniający (pozytywny), czy też korygujący (negatywne przejawy zachowań), czy dotyczy aspektów uświadomionych czy też nieznanych uczestnikowi.
Pytania te można więc podzielić na cztery obszary, w zależności od treści informacji:
- wiadome i pozytywne
- wiadome i negatywne
- nie wiadome i pozytywne
- nie wiadome i negatywne
Jeśli uczestnik jest świadomy zaprezentowanych pozytywnych aspektów zachowania, wówczas warto zainspirować go do myślenia o tym jak jeszcze może wykorzystać zaprezentowane umiejętności w pracy, aby maksymalizować swoją produktywność i osobistą satysfakcję, jak może wykorzystać swoje kompetencje, aby pomóc innym, mieć pozytywny wpływ na rozwój współpracowników i zespół.
Jeśli informacje są pozytywne, ale uczestnik nie był świadomy swojego poziomu kompetencji, wówczas warto zachęcić go do refleksji nad tym, co konkretnie jest dla niego zaskoczeniem i dlaczego, w jaki sposób może wykorzystać tą nową wiedzę o sobie, jak może wykorzystać odkryte umiejętności w pracy, w jaki sposób wpłynie to na rozwój jego kariery.
W przypadku informacji, które dotyczą zachowań negatywnych, słabych stron uczestnika, których jest on świadomy warto zachęcić go do refleksji nad tym czego już próbował, aby zmienić to zachowanie, co sprawiło, że to nie w pełni podziałało, co jeszcze może zrobić, aby uzyskać inny efekt w przyszłości. Pytaniem, które może silnie podziałać na motywację do rozwoju będzie także pytanie o konsekwencje trwania w status quo, czyli o to, co się wydarzy lub nie wydarzy, jeśli uczestnik nie zmieni zachowania.
Informacje, których przyjęcie stanowi niekiedy największą trudność to oceny negatywne w aspektach zachowań zupełnie nieuświadomionych przez uczestnika sesji Development Center. Wówczas należy przede wszystkim zadać o ich zrozumienie, uświadomienie ich konsekwencji w różnych kontekstach sytuacyjnych oraz zachęcić do refleksji nad korzyściami z ich zmiany. Warto zapytać o to, co się stanie jeśli uczestnik poprawi ten aspekt funkcjonowania, jakie podejmie kroki, aby uzyskać zmianę i jakiej formy wsparcia potrzebuje.
Jeżeli przeprowadzimy sesję informacji zwrotnej z pełnym poszanowaniem wewnętrznych stanów i doświadczeń uczestnika DC, ukierunkowując jego uwagę na przyszłość i możliwość zmiany oraz pełniejszego wykorzystania potencjału, wówczas zwiększymy szansę przyjęcia nawet trudnych informacji i pozytywnie wpłyniemy na motywację do rozwoju.
