Obsługa kadr i płac wiąże się ze stałym monitorowaniem zmian w przepisach prawnych, jest czasochłonna oraz wymaga szerokiej wiedzy. Nie każda firma jest w stanie samodzielnie wypełniać obowiązki administracyjne, które wymagają regularnego zaangażowania i skrupulatności, a zatrudnienie specjalistów niesie za sobą konieczność stworzenia nowych etatów i podniesienia kosztów działalności. Dlatego też obsługa kadr i płac to jedna z dziedzin, która najczęściej powierzana jest w ręce firm outsourcingowych.
Zanim zdecydujecie się Państwo na outsourcing obsługi kadr i płac, powinniście przede wszystkim zastanowić się nad wyborem odpowiedniej firmy zewnętrznej – musi ona zagwarantować pełen profesjonalizm, wysokiej jakości usługi oraz bezpieczeństwo i poufność informacji. Niezwykle ważne jest sporządzenie klarownej umowy, a także świadomość, że zadowalająca obsługa outsourcingowa opiera się na współpracy – zleceniodawca powinien terminowo dostarczać dokumenty, udzielać wszelkich informacji oraz stosować się do zaleceń firmy zewnętrznej. Należy także przemyśleć, jakie zadania chcemy przekazać. Firmy outsourcingowe oferują elastyczne rozwiązania i różnorodne modele współpracy, co pozwala na powierzenie na zewnątrz jedynie części obowiązków.
Obowiązki kadrowe
W tym zakresie firma zewnętrzna może przejąć pełne prowadzenie kadr. Wśród najważniejszych obowiązków wymienić należy:
- sporządzanie umów,
- prowadzenie akt osobowych pracowników oraz przygotowywanie dokumentacji zatrudnienia i statystki kadrowej,
- rejestrację zwolnień,
- ustalanie wymiarów i limitów urlopów oraz ich rozliczenia,
- opracowywanie raportów na indywidualne zapotrzebowanie firmy,
- monitorowanie terminów kończących się umów o pracę i innych dat związanych z zatrudnieniem,
- rozwiązywanie umów i wystawianie świadectw pracy
- reprezentowanie pracodawcy na podstawie pełnomocnictwa przed urzędami i organami kontrolnymi.
Outsourcing płac i kadr
Wśród obowiązków administracji płac, których pełnienie może przejąć firma outsourcingowa, znajdują się: comiesięczne sporządzanie zbiorczej listy płac, obliczanie i wypłacanie wynagrodzeń pracownikom firmy, obliczanie miesięcznych podatków i składek ZUS, sporządzanie kartotek wynagrodzeń oraz wydawanie kwitków dla pracowników, sporządzanie zaświadczeń o wynagrodzeniach, sporządzanie deklaracji ZUS i PFRON czy też przygotowywanie rozliczeń (PIT-11, PIT-8B i innych) na koniec roku podatkowego.
Outsourcing płac i kadr to usługa, poprzez którą odpowiedzialność za prawidłowość prowadzenia administracji kadr i płac bierze firma zewnętrzna; dodatkowo udziela ona informacje o wszelkich zmianach w prawie oraz udziela bieżącego doradztwa. Efektem takiej współpracy jest zwiększenie efektywności obsługi dokumentacji oraz optymalizacja kosztów prowadzenia działalności.
