Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe lub tajne dany działalności firmy praktykuje się na co dzień w niewłaściwy sposób. Zazwyczaj dokument przerywany jest na pół – czasem na ćwierć, po czym nonszalancko wyrzucany do śmietnika ogólnego przeznaczenia. Niestety przykładamy zbyt małą wagę do danych zawartych w dokumentach.
(Nie)poprawne niszczenie dokumentów
Wszystkie dokumenty zawierające poufne dane, takie jak np. dane osobowe, wynagrodzenia czy też poufne ustalenia firmy, nie powinny znajdować swojego miejsca w zwykłym koszu na śmieci. Dlaczego jednak tam tak często trafiają? Z braku odpowiedniego wyposażenia biur? Z braku wiedzy? Niestety nie, najczęściej po prostu z lenistwa. Niszczarki biurowe szybko się zapełniają, a pojemnik trzeba przecież opróżnić – łatwiej jest podrzeć kartkę na 4 części i nie martwić się wyciekiem danych. Nic bardziej mylnego, nie bagatelizujmy sprawy! Dokument podarty ręcznie jest bardzo łatwo poskładać i odtworzyć całą jego treść. Informacje w niepowołanych rękach mogą służyć np. do wyłudzeń kredytowych.
Zapewnienie bezpieczeństwa danych to obowiązek zbierającego dane
Zgodnie z Artykułem 52 Ustawy o Ochronie Danych Osobowych, w przypadku wycieku danych możliwe jest złożenie zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa. W następstwie prowadzi to do prowadzenia przez prokuraturę postępowania karnego wobec zbierającego dane.
Kto administrując danymi narusza choćby nieumyślnie obowiązek zabezpieczenia ich przed zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
Warto zatem pamiętać o obowiązku bezpiecznego przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe oraz o ich profesjonalnym niszczeniu.
Profesjonalne niszczenie dokumentów
Jak inaczej możemy poradzić sobie z zalewającymi nas dokumentami oraz odpadami powstającymi wskutek ich zbierania? Poza niszczarkami biurowymi jest jeszcze jeden sposób. Wystarczy zlecić usługę profesjonalnej firmie zajmującą się niszczeniem dokumentów. Jedną z takich firm jest firma Pestar zajmująca się niszczeniem dokumentów w Gdańsku i w województwie pomorskim. Po przekazaniu dokumentów firmie specjalistycznej obowiązek przechowywania danych przeniesiony jest na firmę odbierającą dokumenty. Odchodzi zmartwienie wynikające z ciążącej na zbierającym dane ustawy oraz problem zagospodarowania odpadów.
Ile kosztuje niszczenie dokumentów?
Cena utylizacji dokumentacji uzależniona jest od kilku czynników. Przede wszystkim ilość dokumentów, które zamierzamy oddać do zniszczenia. Na cenę może również mieć wpływ sposób gromadzenia dokumentów – czy są to same papierowe dokumenty, czy zawierające różnego rodzaju dodatki (np. koszulka foliowa, zszywki, agrafki lub segregatory). Dodatkowym czynnikiem mających swoje odzwierciedlenie w cenniku usług niszczenia dokumentów jest rodzaj potwierdzenia zniszczenia dokumentów – najczęściej firmy wystawiają dokument zniszczenia dokumentów. Takie potwierdzenie jest wystarczającym zabezpieczeniem dla zlecającego, w przypadku wypłynięcia danych. Jeśli jednak chcemy potwierdzającego nagrania z procesu niszczenia dokumentów – będziemy musieli liczyć się z dodatkowym kosztem. Przykładowy koszt niszczenia dokumentów.
Papierowe dokumenty to nie wszystko!
W dzisiejszych czasach dokumenty przechowujemy nie tylko w formie papierowej, ale również na nośnikach pamięci. Najczęściej używane są płyty CD lub Pendrive, z których łatwo usunąć stare dane i nadpisać nowymi. Nie mniej jednak, w przypadku dużej ilości archiwizowanych danych, takiej możliwości nie mamy – wtedy również warto sięgnąć po pomoc specjalistyczną.
