Jednym z obowiązków przedsiębiorstwa jest dokumentowanie wydatków. W tym celu właściciel firmy musi gromadzić dokumenty takie jak faktury VAT czy rachunki. Wydatki udokumentować może również tzw. dowodem wewnętrznym. Czym on jest? Do czego służy i jak go prawidłowo wystawić? To najczęstsze pytania zadawane przez przedsiębiorców. Sprawdź, czy dowód wewnętrzny jest dokumentem, który dotyczy twojego biznesu.
Czym jest dowód wewnętrzny?
Dowód wewnętrzny to dokument, który przedsiębiorca sporządza samodzielnie. Wystawiany jest on w celu udokumentowania sprzedaży. W określonych sytuacjach dowodem wewnętrznym można się również posłużyć do potwierdzenia nabycia danego produktu lub usługi. Dokument wystawia się na zasadach ściśle określonych przez prawo, a dokładnie opisanych w § 14 ust. 2 rozporządzenia w sprawie KPIR (Księgi Przychodów i Rozchodów).
Kiedy wystawia się dowód wewnętrzny?
Do wystawiania dowodu wewnętrznego przedsiębiorca ma prawo w przypadku:
- zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
- zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
- zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
- kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
- zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
- wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;\
- opłat sądowych i notarialnych;
- opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;
- wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
Dowód wewnętrzny a przychód
Dowody wewnętrzne służą również do dokumentowania niektórych przychodów (np. ze sprzedaży wyrobów, towarów i usług) w sytuacji, kiedy sprzedaż nie może być potwierdzona fakturą lub rachunkiem. Dochodzi do tego w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – kupujący, wtedy nie żąda faktury. Przedsiębiorca wystawia więc dowód wewnętrzny i wykazuje w nim w jednej kwocie wartość przychodu za dany dzień.
Należy jednak pamiętać, że dowody same w sobie nie są wystarczające do księgowania. Dowody wewnętrzne dokumentujące przychody muszą wynikać z innych dokumentów np. wyciągów bankowych. Te zawsze należy podpinać pod wydrukowane dowody wewnętrzne – razem będą stanowiły podstawę do zaksięgowania.
Jak wygląda dowód wewnętrzny?
Obowiązkiem jest wystawienie dowodu wewnętrznego w języku polskim. Treść dokumentu powinna być jednak i zrozumiała, a dodatkowo obejmować datę wystawienia, podpis osoby dokonującej wydatku, numer dokumentu. Powinno się również podać nazwę towaru, jego ilość, cenę jednostkową i wartość.
